Derneklerde Genel Kurul Nasıl Yapılır?

Derneklerde Genel Kurul Nasıl Yapılır? Genel Kurul toplantısı, bir Derneğin en önemli görevlerinin başında gelir. Zira, Genel Kurul toplantısının usulüne göre yapılmamış olması, yapılmamış sayılacağı için Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu seçilmemiş olacak, alınan tüm kararlar geçersiz olacaktır. Yani, Genel kurul yapmak, sadece Divan tutanağı düzenleyip, Yönetim ve Denetleme kurulu üyelerini DERBİS sistemine girmekten ibaret değildir. Tüm Genel Kurul evraklarının tam ve düzenli olması gerekir.

Dernekler, tüzükte yazılan sürelerde Olağan, bunun haricinde Olağanüstü olarak yapılabilir.

Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

Olağan genel kurulda olduğu gibi, olağanüstü genel kurul toplantısı içinde toplantının günü, saati, yeri ve gündemini bir kararla belirlenir. Dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi düzenlenerek bu üyeler, en az onbeş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya yazılı ya da elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir.

Dernekler Yönetmeliğinin 15 inci maddesinde belirtilen usule göre toplantı gerçekleştirilir.

Olağanüstü genel kurul, olağan genel kurul tarihinden çok kısa süre önce yapılmış ve bu toplantıda dernek organlarının seçimi gerçekleştirilmiş olsa dahi olağan genel kurulun tüzükte belirtilen zamanda yapılmasını etkilemez.

Genel Kurul toplantı yeter sayısı nedir ?

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hâllerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Bu kapsamda, tüzük değişikliği veya fesih hali dışında, genel kurulun birinci toplantısında dernek tüzüğünde belirtilen genel kurula katılma hakkı bulunan (Örneğin, yıllık aidatını ödemiş olanlar vs.) üye sayısının salt çoğunluğu ile toplantı gerçekleştirilebilecektir. Çoğunluk sağlanamaması nedeniyle ertelenmiş olan toplantının ikincisinde ise tüzükte belirtilen yönetim ve denetim kurullarının sadece asıl üye sayısının iki katından az olamamaktadır. İkinci toplantıda tüzük değişikliği veya fesih konusu görüşülecek dahi olsa yönetim ve denetim kurulunun asıl üye sayısının iki katından az olmamak üzere üyenin toplantıya katılımı yeterlidir.

Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri Divan heyetine seçilebilir mi ?

Derneğin genel kurulu, genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerden oluşur. Divan heyeti genel kurula katılma hakkı bulunanlar arasından seçimle oluşturulur.

Dernek organlarında görev alan üyelerin divana seçilmesinde tüzükte aksine bir hüküm olmaması kaydıyla yasal bir engel bulunmamaktadır.

Genel Kurul toplantısında Vekaletle oy kullanılabilir mi ?

Her üyenin genel kurulda bir oy hakkı bulunmakta olup üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Bir üyenin başka bir üyeyi temsilen oy kullanması mevzuata göre mümkün değildir.

Genel Kurul toplantısından önce neler yapılmalı ?

Genel Kurul yapılmadan önce bir takım hazırlıklar yapılmalıdır. Bunları şu şekilde özetleyebiliriz.

Yönetim Kurulu, karar defterinde en az 20 gün öncesinden Genel Kurul kararı almalı. (Gündem maddeleri belirlenmeli )
Üyelere en az 15 gün önceden Duyuru yapılmalı ( Gazete ilanı, Web sitesi duyurusu, e-mail, SMS, elden tebliğ gibi)
Hazirun Listesi hazırlanmalı (Tüm üyelerin ismi yazılı olmalı ve imza yeri açılmalı )
İç Denetim Raporu hazırlanmalı
Faaliyet Raporu hazırlanmalı
Mali Gelir-Gider Tablosu hazırlanmalı
Oy pusula ve zarfı hazırlanmalı
Başka Gündem maddesi varsa belgeleri hazırlanmalı

Genel Kurul toplantısından sonra ne yapılmalıdır?

Dernekler, Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve Dernekler Yönetmeliği Ek-3’te yer alan “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” formunu doldurarak merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine vermeleri gerekmektedir. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilmelidir.

Kamuya yararlı dernek statüsü bulunan dernekler ile bilanço usulü esasına göre defter tutan dernekler genel kurul sonuç bildirimlerini DERBİS sistemi üzerinden vermek zorundadır. Diğer dernekler ise merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine verebilecekleri gibi, istekleri halinde Dernekler Yönetmeliğinin 96’ncı maddesindeki şartları yerine getirerek DERBİS sistemi üzerinden de verebilirler.